Download | Werkkostenregeling

Download hier de whitepaper Werkkostenregeling. 

Introductie:

Met ingang van 1 januari 2011 kunt u opteren voor de werkkostenregeling.U mag. U moet niet. U heeft voor elk van de jaren 2011, 2012 en 2013 steeds opnieuw de keuze. U mag dus ook in 2011 wel en in 2012 niet kiezen voor de werkkostenregeling. De regeling houdt in dat u maximaal 1,4% van uw totale fiscale loonsom (loon voor de loonheffing) mag besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. Dit noemt de fiscus de Vrije Ruimte. Als het totaal hoger is dan betaalt u 80% belasting over het meerdere. Dat gaat via de eindheffing.

De voordelen:
Vooral de duidelijkheid vinden wij een voordeel. U weet precies waar u aan toe bent. U bent niet meer verplicht vergoedingen per werknemer in de salarisadministratie op te nemen. U krijgt meer vrijheid om te bepalen hoeveel u in bepaalde gevallen wel/niet wilt vergoeden.

De nadelen:
U moet natuurlijk achteraf kunnen aantonen hoeveel u uitgegeven heeft. Dus moet u (ook) in de boekhouding aan de slag. Verder dient u de b.t.w. te betrekken bij het optellen van de kosten en dat blijkt niet altijd direct uit de boekhouding, dus dat is lastig en makkelijk te vergeten. En natuurlijk moet u de grens bewaken en zonodig de eindheffing in de loonaangifte betrekken. De kans bestaat dat CAO's hier gebruik van gaan maken en dat de kosten voor u gedicteerd worden.
Wat valt er onder de werkkostenregeling?
Hier vindt u een lijst met posten waarvan op dit moment bekend is dat zij onder de werkkostenregeling gaan vallen.
•Kerstpakketten en andere kleine geschenken.
•Maaltijden in kantines (op basis van het forfaitaire bedrag € 2,90 per maaltijd).
•Bedrijfsfitness (op de werkplek of elders).
•Werkruimte bij de werknemer thuis.
•Huisvesting buiten de woonplaats door permanente werkzaamheden elders.
•Internet thuis en dergelijke communicatiemiddelen.
•Contributie van personeelsverenigingen (zie: Tip!).
•Contributie voor vakvereniging.
•Kosten inschrijving wettelijk beroepsregister.
•Fiets, elektrische fiets, scooter, enz. (de grens van € 749 vervalt)
•Niet-verhaalde verkeersboetes.
•Parkeer- veer- en tolgelden (met uitzondering van auto van de zaak).
•Schade wegens diefstal tijdens de vervulling van de dienstbetrekking.
•Apparatuur, gereedschappen en instrumenten mede voor gebruik thuis.
•Personeelsfeesten, personeelsreizen et cetera. Ook: Borrelen op vrijdagavond.
•Producten van het eigen bedrijf.
•Reiskostenvergoedingen, declaraties, voor reizen met eigen vervoer voor het deel meer dan € 0,19
per km.
•Rentevoordeel van aan personeel verstrekte leningen (behalve die voor fiets of scooter)
•Representatiekosten en relatiegeschenken ten behoeve van interne relaties.
•Vakliteratuur thuis.
•Voeding, verlichting of verwarming in verband met onregelmatige diensten of continudiensten.
•Werkkleding die mee naar huis gaat en geschikt is om ook thuis te dragen.
•Schade door overstromingen, aardbevingen en dergelijke, die niet is verzekerd.
•Aan- en verkoopkosten woningen bij verhuizingen (bij bedrijfsverplaatsingen).

Waarvoor niet:
Om te beginnen zijn er de zogenaamde gerichte vrijstellingen, dat zijn in grote lijnen de kosten die u voorheen ook al belastingvrij mocht vergoeden. Zij staan in onderstaande lijst.
U mag niet onder de werkkostenregeling brengen:
Auto van de zaak, dienstwoning en kosten in relatie tot criminele activiteiten.
U hoeft niet onder de regeling te brengen:
Fruitmand bij ziekte en bijvoorbeeld een rouwkrans.

Kosten die uw werknemer betaalt maar bedoeld zijn voor bedrijf of relatie noemt de fiscus
intermediaire kosten: de werknemer is slechts betaler (in de plaats van bedrijf) en de vergoeding
hiervan valt niet onder regeling.
• vervoer, bijvoorbeeld abonnementen en losse kaartjes voor reizen met het openbaar vervoer en vergoedingen voor reizen met eigen vervoer tot € 0,19 per zakelijke kilometer.
• tijdelijke verblijfskosten in het kader van de dienstbetrekking. Het gaat hierbij om maaltijden, overnachtingen en dergelijke tijdens dienstreizen.
• cursussen, congressen, seminars en dergelijke, voor zover ze van belang zijn voor het werk van de werknemer.
• studie- en opleidingskosten en outplacement.
• procedures tot erkenning van verworven competenties (EVC-procedures).
• maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden of dienstreizen.
• verhuiskosten (alleen nog bij bedrijfsverplaatsingen)
• extraterritoriale kosten (30%-regeling).
• voorzieningen op de werkplek zoals het gebruik van de vaste computer, het kopieerapparaat en de vaste telefoon.
• arbo-voorzieningen.
• consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd; geldt ook voor vrij-mi-borrel op kantoor.
• uniformen, werkkleding die (bijna) uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen, en werkkleding die op het werk achterblijft.
• mobiele telefoon, blackberry of smartphone als het zakelijke gebruik meer dan 10% is en minstens gedeeltelijk op de werkplek wordt gebruikt.
• portable computer, notebook of laptop als het zakelijke gebruik 90% of meer is.
• ov-jaarkaart en voordeelurenkaart als uw werknemer deze kaart ook voor het werk gebruikt.
• Incidentele personeelsvoorzieningen met gezamenlijk karakter (feesten/reizen) tot het forfait per werknemer per jaar (2010 € 454).
• Vergoeding van 3 maandlonen bij overlijden werknemer.

White paper Werkkostenregeling

Formele regels:
De werkkostenregeling geldt alleen voor werknemers met loon uit tegenwoordige dienstbetrekking.
Hierop zijn meteen weer 2 uitzonderingen: producten uit eigen bedrijf en kerstpakketten die u verstrekt aan oud-werknemers vallen ook onder de vrije ruimte.
De regeling geldt per bedrijf. Bedrijven binnen een concern kunnen niet samenvoegen.
Formeel moet u de keuze vooraf maken, dus vooraf aan het maken van de kosten. De keuze is definitief. Deze keuze hoeft niet gemeld te worden.
U mag steeds nog bepaalde kosten 'gewoon' bruteren. Zo mag u beslissen om een bovenmatige kmvergoeding gewoon te blijven belasten, waardoor de ruimte in de werkkostenregeling groter blijft. U hoeft geen bonnen of bewijzen te vragen van kosten die u vergoedt binnen de werkkostenregeling, maar de kosten worden wel beoordeeld. Dit heet de gebruikelijkheidstoets. Dit komt er op neer dat de hoogte van de kosten niet meer dan 30% mag afwijken van wat gebruikelijk is.

Loon in natura:
Wat duidelijk anders wordt is de waardering van loon in natura. U mag binnen de werkkostenregeling het loon in natura waarderen op inkoopwaarde plus b.t.w. Voor maaltijden in bedrijfskantines geldt ook dat u niet meer per persoon hoeft te administreren. Het totaal van alle werknemers is voldoende.

Administreren c.q. tellen:
Over het administreren zal nagedacht moeten worden. De salarisadministratie zal op dit punt zelden compleet zijn, er vallen immers kosten onder de regeling die niet individueel vergoed worden. Ook de boekhouder heeft zo zijn problemen. De bedragen moeten voor de WKR inclusief de btw genomen worden. Duidelijk is wel dat het aangeven van de eindheffing bij de salarisadministrateur berust. Overleg en afstemming dus.

Eindheffing:
Over het bedrag dat de werkkosten de vrije ruimte te boven gaan betaalt u 80% eindheffing.

Wat doet LogiSal voor u?
Zoals gebruikelijk kunt u via menu Extra > Eindheffing de eindheffing per rubriek aangeven. Dat blijft. Als u zelf wilt rekenen dan kunt u hier ‘gewoon’ de bedragen ingeven. Snel en efficient. Maar met LogiSal kunt u ook de hele administratie rond de WKR voeren: Om te beginnen zal LogiSal de (voorlopige) vrije ruimte bepalen aan de hand van de loonbedragen van 2010. Dit gebeurt bij het importeren van de administratie. U kunt aan loonkodes een kenmerk WKR toevoegen. Vervolgens kan LogiSal dan een lijst produceren met WKR betaalde vergoedingen. Daarnaast kunt u in LogiSal2011 extra-comptabel kosten boeken. Kosten dus die buiten de salarisspecificaties om vergoed zijn. Hier kunt u deze kosten ook inclusief de btw boeken. Samen met de WKR-loonkodes heeft u dan het plaatje compleet.
LogiSal past methode 1 van de belastingdienst toe: als u de loop van het jaar de voorlopige vrije ruimte overschrijdt dan wordt de eindheffing voor u opgesteld.

Begrippen
Werkplek:
Kort maar krachtig: overal waar de werknemer werkt behalve thuis. En dat heeft zo zijn consequenties. Alles wat u vergoedt of verstrekt of geeft (ter beschikking stelt) en die thuis worden gebruikt zijn belast. Dus ook internet of telefoon thuis. En een computer. Alleen arbo-zaken zijn niet belast, zoals bureau en stoel.

Voorbeelden:
Deze voorbeelden zijn opgesteld door de belastingdienst:

Voorbeeld 1: fiets en elektrische scooter
U koopt 10 fietsen voor uw werknemers. De kosten vallen met 1 boeking (factuurbedrag inclusief btw) in uw vrije ruimte van 1,4% van de totale fiscale loonsom. U boekt de fietsen niet meer per werknemer in uw loonadministratie, maar u boekt het hele bedrag in 1 keer in uw financiële administratie.
U kunt de fietsen geven zonder te beoordelen hoe vaak uw werknemers de fietsen gebruiken voor woon-werkverkeer. Ook is het niet meer van belang of uw werknemers de afgelopen 3 jaar al een fiets hebben gekregen. Binnen de werkkostenregeling vervallen de normen voor de aanschafprijs (€ 749 per fiets) en voor vergoedingen die direct met de fiets samenhangen (€ 82 per kalenderjaar). U kunt eventueel een duurdere fiets met hulpmotor of een elektrische scooter vergoeden of verstrekken zonder aanvullende eisen. Wel geldt de gebruikelijkheidstoets.

Voorbeeld 2: cafetariaregeling voor fietsen U kunt belast loon nog steeds omzetten in een onbelaste vergoeding of verstrekking voor bijvoorbeeld een fiets. De werkkostenregeling geeft u grotere vrijheid om hierover afspraken te maken. U kunt een cafetariaregeling bijvoorbeeld zonder meer uitbreiden voor fietsen met hulpmotor.
U kunt uw werknemers ook nog steeds een renteloze lening geven voor de aanschaf van een fiets of elektrische scooter. U moet dan wel vaststellen dat uw werknemer deze fiets of scooter voor woonwerkverkeer gebruikt. Bij cafetariaregelingen met een lening voor de aanschaf van een (elektrische) fiets of een elektrische scooter is het rentevoordeel van die personeelslening nihil. Uw werknemer kan bijvoorbeeld ook zijn onbelaste reiskostenvergoeding van € 0,19 per kilometer omruilen voor een fiets of gebruiken voor de aflossing van de renteloze lening.

Voorbeeld 3: intermediaire vergoedingen
Na een winter met veel sneeuw laat uw werknemer zijn auto van de zaak wassen in een wasstraat. De onderkant van de auto is weer brandschoon en vrij van strooizout. U betaalt aan uw werknemer het bedrag terug dat hij heeft betaald voor de wasbeurt. U kunt dit belastingvrij doen. Het is een intermediaire vergoeding, die niet onder de werkkostenregeling valt.

Voorbeeld 4: loon in natura
U krijgt een factuur van uw leverancier voor 25 kerstpakketten die u hebt gekocht voor uw werknemers. De waarde van deze kerstpakketten is de factuurprijs inclusief btw.

Voorbeeld 5: woon-werkverkeer
U geeft uw werknemer voor woon-werkverkeer een vaste vergoeding van € 0,19 per kilometer op basis van 214 dagen per kalenderjaar. U kunt deze regeling ook in 2011 blijven gebruiken. Want de werkkostenregeling kent een gerichte vrijstelling voor vervoer.

Voorbeeld 6: bovenmatige gerichte vrijstelling
U betaalt uw werknemer een reiskostenvergoeding van € 0,29 per zakelijke kilometer. Van dit bedrag kunt u € 0,19 per kilometer onbelast vergoeden omdat hiervoor een gerichte vrijstelling geldt. De rest van het bedrag (€ 0,10 per kilometer) is het bovenmatige deel van de gerichte vrijstelling. U kunt dit als belast loon van uw werknemer bestempelen of onderbrengen in de vrije ruimte. Hebt u geen ruimte meer over, dan moet u over het meerdere 80% eindheffing betalen, dus € 0,08 per kilometer.

Tip:
Richt een personeelsvereniging op. Werkgever en werknemer betalen elk de helft van de maandelijkse inleg. Kan via de salarisadministratie. Werkgeversdeel valt onder WKR. Met het geld kan de PV doen wat hij wil.

Tip2:
Binnen concernverband kunt u vrije ruimten niet samenvoegen. Maar mogelijk kunt u wel kosten verschuiven. Zo mag de holding belast worden voor een deel van de kosten van de vrijdagavond borrel en andere personeelsfeesten.

Tip3:
Denk niet te snel: daar heb ik geen zin in, komt volgend jaar wel. Als u normaal gesproken wel kerstpakketten verstrekt en verder weinig wkr-kosten heeft, dan loont de WKR voor u! Want u betaalt dan geen eindheffing meer over de kerstpakketten.
Belangrijk:
Blanco onkostenvergoedingen moeten vanaf 1 januari 2011 ‘gedekt’ worden door een referteperiode die voorafgegaan is aan de verstrekking. Dus eerst minimaal 3 maanden kosten verzamelen en dan pas de onkostenvergoeding gaan verstrekken. Die periode van 3 maanden mag in 2010 liggen. Dit geldt ook voor onkostenvergoedingen die naar uw mening onder de vrije ruimte vallen.

Agenda c.q. Tijdpad:

December 2010:
Heroriëntatie site fiscus over deze regeling (want e.e.a. kan gewijzigd zijn).
De adviseur kan een advies richting bedrijf doen adhv verwacht fiscaal loon en verwachte bedrag aan vergoedingen. Eventueel overleg accountant/administrateur.
Principekeuze wel of geen werkkostenregeling.
Als wel dan bepalen wie de taak krijgt om e.e.a. bij te houden en hoe dat gedaan wordt.

Maart/april 2011:
Controle of de administratieve organisatie goed is op dit punt. Eventueel dient overleg met de
accountant/administrateur plaats te vinden.
Eerste telling om te beoordelen of op jaarbasis boven de grens uitgekomen gaat worden.
Indien nodig agenderen voor juli.

Oktober 2011:
Opstelling gemaakt te worden van de stand van zaken. BTW niet vergeten.
Eventueel kan nu nog bijgestuurd worden. Als duidelijk is dat eindheffing aangegeven moet worden dan kan dit al geagendeerd of zelfs gedaan worden.

Januari 2012:
Onmiddellijk na afloop van december dient bepaald te worden of er eindheffing aangegeven dient te worden. Dit is vanzelfsprekend afhankelijk van de aanlevering van de boekhouding. Overschrijding van de vrije ruimte dient aangegeven te worden via de eindheffing.